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商学院
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商学院文件收发阅办制度
2017-06-09 09:18   审核人:

一、院务办公室负责文件的收发、管理和归档工作。

二、收文管理规定

1、凡是收到的上级及其它各部门的文件、通知、信函和其它文字材料都属收文范围。

2、要认真细致地做好来文的登记存档工作。纸质来文的登记项目包括:收文日期、签收人、来文单位、来文编号、来文标题。电子文档要做好分类存储,定期刻录光盘存档。不得丢失。

3、凡收到的来文,由院办公室主任签署意见,经院领导审阅,签署拟办意见后,由办公室按批示意见组织落实,需传阅的文件要及时送达(或通过电子邮箱),原件由办公室存档。

4、凡从办公室借阅的有关文件、材料,经同意后方可借阅。借阅不准随意将文件、材料转借他人,如发现损失、丢页、泄密等现象,借阅人员应负完全责任。

三、发文管理规定

1、凡是学院发出的文件、通知、信函和其它文字材料都属发文范围。

2、发文处理工作的程序是拟稿、核稿、签发、编号登记、校对、归档等

3、制发文件时,力求规范。发文稿由院办公室主任核稿,经主管领导签发,该文件才能生效。

4、办公室在发文登记编号后,应及时抓好缮印、校对、用印、封印、封发、归卷工作。

5、对学院各部门向上级主管部门的请示、报告,应先向分管领导请示后,然后办理发文手续。

收发文件处理工作是学院文书立卷归档的重要环节,是与学校、各院(系)沟通的桥梁和纽带。因此,希望各部门应齐心协力,按规定共同做好该项工作。




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